image_pdfimage_print

Kurzarbeit in der AHB Zeitwirtschaft Web

Grundsätzlich: Sollzeit

Bei Kurzarbeit bleibt die Sollzeit unverändert, Änderungen an den Arbeitszeitmodellen sind also nicht notwendig. Durch die Hinterlegung entsprechender Abwesenheiten bzw. Berichtigungen werden dann die Zeiten ausgeglichen, die die Mitarbeiter in der Kurzarbeit nicht arbeiten. Gleichzeit sind damit die Zeiten „in Kurzarbeit“ auswertbar und können z.B. als Basis für die Abrechnung mit der Agentur für Arbeit genutzt werden.

Für die Abwesenheiten und Berichtigungen wird ein passender Abwesenheitsgrund „Kurzarbeit“ in der Zeitwirtschaft angelegt (sofern nicht schon vorhanden). Der Abwesenheitsgrund sollte vom Typ „Sonst“ sein, die Gruppe hat keine fachliche Auswirkung (passend z.B. „Fehlzeit“, „Sonstiges“ o.ä.).

Der Abwesenheitsgrund für Kurzarbeit muss dabei so parametriert werden, dass die Sollzeit gesetzt wird, der Ausgleich in Höhe der Fixzeit bzw. Sollzeit erfolgt (analog zu z.B. Urlaub) und der Ausgleich auf 50%/100% erfolgt. Der Verfall muss so eingestellt werden, dass die Abwesenheit durch Buchungen nie verfällt.

Abwesenheiten vs. Berichtigungen

Die Hinterlegung von Abwesenheiten ist dann geeignet, wenn für Mitarbeiter 50% oder 100% Kurzarbeit an einem Tag vorgesehen sind. Bei einem halben Tag Kurzarbeit (50%) wird dabei nur der 2. Abwesenheitsgrund vergeben.

Je nach betrieblicher Organisation kann die Kurzarbeit dabei auch in ganzen Tagen abgegolten werden, wer z.B. normalerweise an 5 Tagen pro Woche Vollzeit arbeitet, kann bei 20% Kurzarbeit an nur 4 Tagen weiter normal Vollzeit arbeiten, aber an einem Tag der Woche wird stattdessen ganztägig die Abwesenheit „Kurzarbeit“ hinterlegt. So wird die Sollzeit für den 5. Tag ausgeglichen und es entsteht kein Fehltag.

Für andere Anteile (z.B. 20% Kurzarbeit) müssen jeweils passende Berichtigungen vergeben werden. Ein Beispiel: Bei 8:00 Std. Sollzeit und 20% Kurzarbeit ergibt sich eine Berichtigung von +1 Stunde, 36 Minuten (als +1:36 einzugeben, Rechengang: 20% von 480 Minuten = 96 Minuten = 1 Stunde, 36 Min.) .

Urlaub, Krankheit, Feiertage

Während Urlaubs– und Feiertagen entsteht kein Anspruch auf Kurzarbeitergeld, der Abwesenheitsgrund „Kurzarbeit“ ist also an diesen Tagen nicht zu vergeben. Für Krankheitstage gelten je nach Situation (z.B. Beginn der Krankheit in Relation zum Eintreten der Voraussetzungen für Kurzarbeit, Anspruch auf Entgeldfortzahlung etc.) unterschiedliche gesetzliche Regelungen, so dass hierfür keine allgemeine Verfahrensweise angegeben werden kann. Es gilt wie an normalen Arbeitstagen der Grundsatz, dass bei Anspruch auf Kurzarbeitergeld der entsprechende Zeitanteil als „Kurzarbeit“ markiert werden sollte und somit auswertbar ist.

Globale Berichtigung/Abwesenheiten

Kunden, die das kostenpflichtige Modul „Berichtigungen/Abwesenheiten global“ nutzen, können die Einträge für größere Personengruppen „auf einen Schlag“ vornehmen. Das bietet sich besonders dann an, wenn die Kurzarbeit relativ einheitlich organisiert ist, also nicht für jeden Mitabeiter individuell geregelt ist. Bei der globalen Vergabe ist zu beachten, dass bestehende Abwesenheiten vom Typ Krankheit oder Urlaub nicht überschrieben werden.

Beantragung durch die Mitarbeiter

Bei Nutzung des AHB Zeitkonto Web oder AHB Zeitkonto Notes kann optional die Erfassung der notwendigen Abwesenheiten oder Berichtigungen auch über Anträge durch die Mitarbeiter erfolgen. Der Abwesenheitsgrund für Kurzarbeit muss dafür im Zeitkonto je nach Anforderungen als Abwesenheit und/oder Berichtigung beantragbar sein und der gewünschte Workflow muss hinterlegt werden.

Auswertung der summierten Zeiten in Kurzarbeit

Die Zeiten der Kurzarbeit können am besten über den Report Fehlzeiten/Statistik ausgewertet werden, insbesondere um diese Zeiten dann an die Agentur für Arbeit melden zu können. Neben der üblichen Selektion des auszuwertenden Personenkreises und des Von- und Bis-Datums (z. B. „Vormonat“), sind dabei in der Selektion abweichend von den Vorgabewerten folgende Einstellungen vorzunehmen:

Anzeige von Salden und Abwesenheiten: Die Option „Anzeige in Stunden (für Abwesenheiten)“ auswählen.
Summen ausgeben: aktivieren
Bei den persönlichen Feldern: Personalnummer und Name auswählen.
Berichtigungen (im Zeitraum): Die Option „Berichtigungen mit gewähltem Abwesenheitsgrund“ auswählen.
Gewählte Berichtigungen (im Zeitraum): Den bei Ihnen für Kurzarbeit verwendeten Abwesenheitsgrund auswählen (hier „0K – Kurzarbeit“).
Ausgabe von Abwesenheitsgründen: Die Option „Abwesenheitsgründe werden ausgegeben“ auswählen.
Abwesenheitsgründe: Den bei Ihnen für Kurzarbeit verwendeten Abwesenheitsgrund selektieren (hier „0K – Kurzarbeit“).
Ausgabe Abwesenheiten inklusive Berichtigungen: aktivieren

Diese Selektion ist unabhängig davon, ob Sie nur mit Abwesenheiten, nur mit Berichtigungen oder mit beidem arbeiten. Für eine wiederholte Nutzung dieser Selektion empfiehlt es sich, diese abzuspeichern.

Der so erstellte Report liefert dann pro Mitarbeiter und in Summe für die ganze Selektion die Kurzarbeitszeiten. Beachten Sie hierbei, dass durch die Selektion „Abwesenheiten inklusive Berichtigungen“ (siehe oben) in der Spalte „Abw.-Grund 0K Kurzarbeit (in Stunden)“ bereits die Summe aus Berichtigungen und Abwesenheiten angezeigt wird. Sie müssen also für die Meldung der Kurzarbeitszeiten an die Agentur für Arbeit die Zeiten aus Berichtigungen und Abwesenheiten nicht mühsam zusammenrechnen. Die Spalte „Bericht.-Grund 0K Kurzarbeit (in Stunden)“ zeigt hierbei den Anteil der Berichtigungen in dieser Summe an. Ein Beispiel zur Verdeutlichung:

Beispiel der Ausgabe des Report Fehlzeiten/Statistik

Herr Mustermann hatte im Vormonat insgesamt 62h Kurzarbeit, dabei wurden 6h über Berichtigungen erfasst, der Rest (56h) über Abwesenheiten. Bei Frau Ehrlich wurde 1:23 Kurzarbeit erfasst und das nur über Berichtigungen, denn die Summe und der Anteil der Berichtigungen sind gleich groß. Bei Herrn Meyer wurde dagegen 88h Kurzarbeit nur über Abwesenheiten erfasst, den bei ihm ist der Anteil der Berichtigungen 0.

Detailauswertung

Wenn man sich das Zustandekommen der Werte im Report Fehlzeiten/Statistik pro Mitarbeiter im Detail anschauen möchte, kann man hierfür den Report Allgemein nutzen. Neben der üblichen Selektion des auszuwertenden Personenkreises und des Von- und Bis-Datums (z. B. „Vormonat“) kann man hierfür die Ausgabe der Daten auf die Tage mit Kurzarbeit beschränken. Dazu in der Selektion unter „Auswahl einschränken“ die Option „Anzeige der Mitarbeiter und Tage weiter einschränken“ aktivieren und dann unter „Abwesenheiten“ bzw. „Kennung der Berichtigungen“ den Abwesenheitsgrund für Kurzarbeit auswählen.

Weitere Fragen

Sollten Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unsere Hotline.

AHB Zeitwirtschaft Plus ideal für Home-Office

Im Zeichen der Corona-Pandemie steigt die Nachfrage nach Lösungen für die Zeiterfassung auch im Home-Office. Im Zuge unserer gesellschaftlichen Verantwortung bieten wir ab sofort eine Verlängerung des bisher 30-tägigen Testzugangs für alle Neukunden der AHB Zeitwirtschaft Plus an.

Folgen Sie bitte einfach den Anweisungen zur Beantragung eines kostenlosen Testzugangs – wir verlängern systemseitig die Laufzeit bis zum Ende der aktuellen kritischen Situation in Deutschland.

Java Laufzeitumgebung

OpenJDK 8

Die aktuell von AHB ausgelieferten Web-Anwendungen (Zeitwirtschaft Web 6.85, Zutrittskontrolle Web 6.09, Zeitkonto Web 1.85, Connector 1.83, Kartenkodierer Web 4.28) sind neben „Oracle Java 8“ auch unter der OpenJDK-Laufzeitumgebung „OpenJDK 8“ lauffähig.

Damit wird auch die von der Finanz-Informatik verwendete OpenJDK-Laufzeitumgebung (Stand April 2019: Version 1.8.0_191-Finanz-Informatik-b12) von den aktuellen AHB-Anwendungen unterstützt.

Hinweis: „Java Webstart“ wird für den Betrieb der AHB-Webanwendungen nicht benötigt.

Hintergrund

Die Firma Oracle hat den kostenlosen Support für ihre Java-Laufzeitumgebung eingestellt. Wer Java als Laufzeitumgebung (insbesondere kommerziell) nutzen und weiterhin Updates erhalten möchte, muss entweder einen Support-Vertrag mit Oracle abschließen oder auf eine freie Implementierung der Java Platform umsteigen.
OpenJDK ist dabei die offizielle freie Implementierung der Java Platform. Neben den sogenannten Referenz-Implementierungen von OpenJDK gibt es eine Reihe von Anbietern (s.u.), die eigene Builds und Support-Unterstützung anbieten. Wie oben schon erwähnt stellt auch die Finanz-Informatik Ihren Kunden eigene Builds der Java Platform basierend auf den OpenJDK-Sourcen zur Verfügung.

Lizenz

OpenJDK wird unter der GNU General Public License (GPL) mit „Ausnahmen für gelinkte externe Software“ veröffentlicht. Die Verwendung der Laufzeitumgebung für die AHB-Anwendungen erfordert damit nicht, dass auch die AHB-Anwendungen unter der GNU General Public License veröffentlicht werden müssen. Die Nutzung der AHB-Anwendungen unter Verwendung von OpenJDK ist damit konform zur GPL.

OpenJDK-Anbieter

Die nachfolgende Liste enthält Anbeiter, die fertige, kostenfreie Builds für Windows-Betriebssysteme anbieten (ohne Gewähr):

E-Mails TLS-verschlüsselt

Mit den Freigaben der AHB-Anwendungen vom 07.09.2018 (AHB Zeitwirtschaft Web V6.85, AHB Zutrittskontrolle Web V6.09, AHB Zeitkonto Web V1.85, AHB Connector V1.82) unterstützt der AHB Tornado-Server TLS-Verschlüsselung beim E-Mail-Versand.

Der verschlüsselte Versand von E-Mails ist insbesondere für Nachrichten mit personenbezogenen Daten unerlässlich. So kann z.B. das AHB Zeitkonto Web bei entsprechender Konfiguration Informationen über neue oder genehmigte Anträge, über Saldoverletzungen und ähnliches versenden.

Für den Versand von E-Mails aus den AHB-Anwendungen gibt es damit zwei grundsätzliche Möglichkeiten:

  • Wenn der aufnehmende SMTP-Server TLS-Verschlüsselung anbietet, wird zwingend TLS-Verschlüsselung genutzt. Der aufnehmende SMTP-Server zeigt dies durch das Schlüsselwort STARTTLS an. Zur Konfiguration des aufnehmenden SMTP-Servers und Zertifikatsfragen siehe unten ‚Konfiguration‘.
  • Bietet der SMTP-Server dagegen keine TLS-Verschlüsselung an, werden die Mails wie bisher unverschlüsselt versendet.
„E-Mails TLS-verschlüsselt“ weiterlesen

Personalnummern ändern

Wenn es aus organisatorischen Gründen notwendig ist, die Personalnummern in den AHB-Anwendungen „AHB Zutrittskontrolle Web“, „AHB Zeitwirtschaft Web“ und „AHB Zeitkonto Web“ zu ändern, steht hierfür das kostenpflichtige Modul „Massendatenänderung“ zur Verfügung.

Das kann z.B. notwendig sein, wenn man versehentlich eine falsche Personalnummer bei einer neuen Person angegeben hat, fusionsbedingt eine Angleichung der Personalnummernummern verschiedener vorher getrennter Firmen/Institute erfolgen muss oder eine Lohn- und Gehaltsschnittstelle eingesetzt werden soll, die nur Personalnummern bis zu einer bestimmten Länge erlaubt (aktuell aber längere Personalnummern verwendet werden). In letzterem Fall müssen die zu langen Personalnummern mit Hilfe der Massendatenänderung eingekürzt werden, bevor die Lohn- und Gehaltsschnittstelle genutzt werden kann.

„Personalnummern ändern“ weiterlesen

Mobile Zeiterfassung

Die Self-Service-Anwendung AHB Zeitkonto Web bietet verschiedene Optionen für eine komfortable mobile Zeiterfassung:

  • Buchen via Telefon als Teil der Service-Lösung AHB Zeitwirtschaft Plus oder mit lokal installiertem Telefonie-Server: Nutzung beliebiger Telefone zum Absetzen von Buchungen und zum Abhören des Saldos, optional auch komfortabel mit einer Android App.
  • IP-Systemtelefone von Cisco, Siemens oder Avaya.
  • Buchen im mobilen Browser: Smartphones mit Internetzugang und mobilem Browser, die im Folgenden vorgestellt wird.

Mobiler Browser

Besitzer eines Smartphones mit einem mobilen Web-Browser können durch einfachen Aufruf der Seite ‚…/zeitkonto.pma/Mobil‚ ihr mobiles Gerät wie ein Zeiterfassungs-Terminal nutzen. Nach Anmeldung mit Personalnummer und Passwort erscheint eine Seite mit dem aktuellen Saldo und Urlaubsstand sowie den Buttons zum Buchen von Kommen und Gehen (sowie Dienstlich Kommen bzw. Dienstlich Gehen falls dies so konfiguriert ist):

Mobiles Zeiterfassungs-Terminal

Der angemeldete Mitarbeiter kann seine Buchung durch Anklicken bzw.
Berühren der Schaltfläche durchführen. Im nächsten Schritt wird
versucht, den aktuellen Ort des mobilen Gerätes festzustellen und mit
der Buchung zu verknüpfen. Dabei werden automatisch die technischen
Fähigkeiten des Gerätes mit möglichst hoher Genauigkeit ausgenutzt:

  • GPS-Sensor (höchste Genauigkeit)
  • WLAN-Empfang
  • Funkzelle
  • IP-Adresse (niedrigste Genauigkeit)

Der Mitarbeiter muss der Nutzung der aktuellen Standortinformationen zustimmen.

Wenn die Buchung vom Zeitwirtschafts-Server erfolgreich verarbeitet wurde, wird dem Mitarbeiter seine Buchung bestätigt.

Stellt der Zeitkonto-Server fest, dass es in Bezug zur letzten Buchung eine mögliche Inkonsistenz gibt (falsche Buchungsreihenfolge, identische Zeit o.ä.), erfolgt eine Rückmeldung an den Benutzer, der über den Button ‚Trotzdem buchen!‘ die Buchung trotzdem durchführen kann.

In den Zeitkonto-Ansichten werden mobile Buchungen, zu denen
Standort-Informationen verfügbar sind, mit einer nachgestellten
Weltkugel dargestellt:

Der Tooltip beim Überfahren des Links zeigt die gespeicherten
Standort-Koordinaten sowie die Genauigkeit dieser Koordinaten an. Mit
einem Klick auf die Weltkugel wird der Ort der Buchung in der
Landkartenansicht von Google Maps in einem neuen
Browser-Fenster geöffnet, so dass sich der Mitarbeiter bzw. die
Personalabteilung oder der berechtigte Rolleninhaber (Vorgesetzter)
einen Eindruck über den Buchungsstandort verschaffen kann:

Unterstütze Geräte

Optimale Ergebnisse werden unter iOS ab 3.2, Android ab 2.1, Android Honeycomb, Windows Phone 7, Blackberry 6.0, Blackberry Playbook, Palm WebOS ab 1.4, Firefox Mobile und Opera Mobile 11.0 erzielt.

Ältere Browser/Betriebssysteme (Blackberry 5.0, Opera Mini, Windows Phone 6.5, Nokia Symbian 3) funktionieren genauso, es müssen allerdings Abstriche in der optischen Darstellung gemacht werden.

Die Nutzung dieser Seite mit Desktop-Browsern (Chrome ab 11.0, Firefox ab
3.6, Internet Explorer ab 7, Opera ab 10) ist ebenfalls problemlos möglich.

Zugangsdaten für das AHB Demo-System

Die AHB SYSTEME betreibt für Interessenten einen Demo-Server, der über das Internet allgemein zugänglich ist. Bitte beachten Sie, dass die dortigen Daten regelmäßig zurückgesetzt werden, so dass eingebene Daten spätestens am nächsten Tag verloren sind.

Hier finden Sie die Zugangsdaten für das AHB Demo-System. Klicken Sie die gewünschte Anwendung an und geben Sie in der Anmeldemaske die entsprechenden Zugangsdaten ein.

AHB Zeitwirtschaft WebAHB Zutrittskontrolle Web
Benutzer:20273Benutzer:20273
Passwort:persoPasswort:perso
AHB Zeitkonto Web
PersonalabteilungFachvorgesetzterNormaler Mitarbeiter
Benutzer:202733097630271
Passwort:persoleiterbenutzer
AHB Kartenkodierer WebAHB Connector
Benutzer:20273Benutzer:20273
Passwort:persoPasswort:perso

Mindestlohn und Aufzeichnungspflichten

Ab dem 01.01.2015 gilt in ganz Deutschland ein gesetzlicher Mindestlohn in Höhe von 8,50 € pro Stunde (Mindestlohngesetz, kurz „MiLoG“, veröffentlicht am 15.08.2014).

Aufzeichnungspflicht
Um den Behörden eine Kontrolle der Einhaltung des Mindestlohns zu ermöglichen, müssen gemäß §17 MiLoG die Arbeitgeber ab dem 01.01.2015 Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für geringfügig und kurzfristig Beschäftigte („Minijobber„) sowie Zeitarbeiter aufzeichnen. Dieselbe Verpflichtung gilt in Bezug auf Beschäftigte in den im § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweigen: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, sowie der Fleischwirtschaft (ausgenommen davon sind Führungskräfte und Mitarbeiter, die mehr als 2.958 EUR pro Monat verdienen).

„Mindestlohn und Aufzeichnungspflichten“ weiterlesen

Automatischer Versand von Reports

Die AHB Zeitwirtschaft Web bietet Ihnen die Möglichkeit, Reports als PDF- oder CSV-Datei automatisiert per Mail an ausgewählte Empfänger zu verschicken.

Im folgenden Beispiel wird der Report Summen + Salden verwendet, der eine Auswertung der Vormonatssalden von allen Personen erlaubt. Dieser Report soll monatlich an die Personalabteilung per Mail als PDF-Datei verschickt werden.

Damit der Report automatisch erstellt und per Mail verschickt werden kann, ist eine gespeicherte Selektion notwendig. Im Report muss daher die gewünschte Selektion einmal hinterlegt und abgespeichert werden:

Danach gelangen Sie mit einem Klick auf den Link automatische Erstellung anlegen zur Einplanung, in der die Konfiguration für den automatisierten
Report hinterlegt wird:

Eigenschaften

Bei den Eigenschaften können Sie die Beschreibung des Reports ändern. Die Beschreibung wird u.a. im Betreff der Mail aufgeführt.

Einplanung

In diesem Abschnitt hinterlegen Sie wann (Datum/Zeit) und wie oft (Erneut nach) die automatische Erstellung des Reports stattfinden soll. Im aktuellen Beispiel soll der Report an jedem 15. eines Monats an die Personalabteilung verschickt werden.

Parameter

In das Eingabefeld Text 2 wird der Dateityp des automatisch erzeugten Reports definiert. Ein leerer Eintrag erzeugt immer eine PDF-Datei. Alternativ lässt sich über den Wert CSV eine CSV-Datei erzeugen. Die Mailadresse wird in das Eingabefeld Text 3 eingetragen; mehrere Mailempfänger werden durch ein Komma getrennt angegeben.

Nach dem Speichern der Angaben wird der Report ab sofort an jedem 15. eines Monats automatisch erzeugt und an die angegebene Mailadresse als PDF-Datei verschickt.

Buchen via IP-Telefon in der Cloud

Nutzen Sie Ihre vorhandenen Cisco-, Siemens- oder Avaya IP-Telefone für die Zeiterfassung in der Cloud!

Die AHB Cloud-Lösung AHB Zeitwirtschaft Plus ermöglicht das Buchen via IP-Telefon in der Cloud. Durch die Hinterlegung einer entsprechenden URL in den IP-Telefonen wird die AHB Zeitwirtschaft aufgerufen:

Die Abbildung zeigt die Anmeldemaske auf einem Cisco IP-Telefon 7975   Nach der Anmeldung erhalten Sie am Telefon die Übersicht Ihrer Zeitdaten und können dort direkt Ihre Buchung tätigen:  

Zeitdaten einer Person auf dem Cisco IP-Telefon 7975

Unterstützt werden aktuell die IP-Telefone 79xx, 89xx von Cisco, die OpenStage IP-Telefone Modell 60 bzw. 80 von Siemens sowie die Avaya-IP-Telefone 9611G, 9621G, 9641G und 9670G (mit dem Avaya Aura Communication Manager) – weitere Hersteller bzw. Modelle auf Anfrage.