Zeiterfassung via Telefon

Überblick

Insbesondere mobile Mitarbeiter, die selten oder nie Zugang zu einem Internet-Browser haben, können über das Modul ‚Buchen via Telefon‘ die AHB Zeitwirtschaft Plus mit einem beliebigen Telefon nutzen – die moderne Art der Zeiterfassung via Telefon. Zur komfortablen Nutzung mit einem Smartphone steht eine Android App zur Verfügung.

Über einen Cloud-Dienst der Firma Flintec IT GmbH werden Telefonnummern geschaltet, die Ihre Mitarbeiter zum Buchen und Abfragen des eigenen Saldos anrufen können. Im Hintergrund besteht eine interne Datenaustausch-Schnittstelle (Webservices), die den automatischen Austausch aller relevanten Daten zwischen dem Telefon-Server und der AHB Zeitwirtschaft Plus garantiert.

Diese Funktionalität ist in die Anwendung AHB Zeitkonto für Web integriert, die integraler Bestandteil der Service-Lösung AHB Zeitwirtschaft Plus ist und damit ohne Installationsaufwand gegen eine monatliche Gebühr direkt im Internet nutzbar ist. Die identische Funktionalität ist auch bei lokaler Kundeninstallation möglich – dann wird ein lokaler Telefonie-Server benötigt, der zusätzlich zum AHB Zeitkonto für Web zu installieren ist (vertriebliche Informationen bei unserem Vertriebspartner AHB ELECTRONIC).

Funktion

Es stehen mehrere Service-Nummern mit unterschiedlichem Funktionsumfang zur Verfügung – Sie entscheiden, welche Option Sie nutzen wollen:

Kurzwahl-Service-Nummern
StandardKommenGehenKommen
Dienstlich
Gehen
Dienstlich
Saldoabfrage
IdentifizierungRufnummer
oder Abfrage
Rufnummer oder Abfrage Kundennr./Persnr.
(falls nicht mit übertragen)  
AuthentifizierungPIN-Eingabe PIN-Eingabe (falls nicht mit übertragen)  
Gesprächsannahmeimmer   bei Bedarf (nicht bei: Mobilgerät mit Blockwahl, Rufnummer
wird übertragen und identifiziert eindeutig eine Person, PIN
wird übertragen oder wird nicht benötigt)  

Zur Identifikation des Anrufers über die eigene Rufnummer müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Die Rufnummer des Anrufers wird beim Anruf vollständig angezeigt (keine Rufnummernunterdrückung)
  • Die Rufnummer ist in AHB Zeitwirtschaft Plus eindeutig einer Person zugeordnet

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, wird bei allen o.a. Service-Nummern keine Abfrage der anrufenden Person erfolgen. Ansonsten wird interaktiv die Kundennummer (6-stellig) sowie die Personalnummer (max. 7-stellig) abgefragt.

Die Berechtigungsprüfung (Authentifizierung) kann über die Personenpflege der AHB Zeitwirtschaft Plus gesteuert werden: Wird hier bei der Person eine max. 4-stellige PIN hinterlegt, muss diese bei der Anwahl übertragen werden oder sie wird interaktiv abgefragt. Fehlt diese PIN, dann wird auch die interaktive Abfrage unterdrückt.

Bei Anwahl der „Kurzwahl“-Service-Nummern wird das Gespräch nur dann angenommen, wenn bei der Anwahl nicht genügend Informationen mit übertragen werden. Zumindest die Rufnummer des Anrufers muss mit übertragen werden, falls in den Personendaten die PIN eingepflegt ist, muss auch diese mit übertragen werden. Mobilgeräte unterstützen in der Regel die Wahl per Blockwahl, bei solchen Geräten kann die anzurufende Service-Nummer inklusive der PIN z.B. auf eine Kurzwahltaste „Kommen“ gelegt werden.

Zu jeder Service-Rufnummer gibt es eine Ersatznummer, falls die eigentliche Rufnummer besetzt oder nicht verfügbar sein sollte. Somit haben Sie die Garantie, dass Ihre mobilen Mitarbeiter keine Zeit mit gescheiterten Anrufversuchen vertrödeln. Alle Rufnummern sind normale Festnetznummern, so dass die normalen Festnetztarife bzw. Flatrates genutzt werden können.

Kosten

Sobald mit einem Mobiltelefon die o.a. Kurzwahl-Service-Nummern per Blockwahl angerufen werden und die anrufende Nummer eindeutig einer Person zugeordnet werden kann, lehnt der Telefon-Server das Gespräch ab. Somit entstehen keine Gebühren und die Buchung wird trotzdem korrekt erkannt und verarbeitet.

In allen anderen Fällen muss das Gespräch angenommen werden, je nach Entfernung und Dauer der Interaktion fallen die normalen Telefongebühren an.

Beispiele

Anruf ohne Rufnummernanzeige (Rufnummernunterdrückung oder alter Analoganschluss) auf Standard-Nummer:

Telefon-ServerEingabe
Hallo und willkommen bei AHB. Sie sind mit der Zeiterfassung per Telefon verbunden.
Bitte geben Sie Ihre 6-stellige Kundennummer ein
123456
Bitte geben Sie Ihre 7-stellige Personalnummer ein1234567
Bitte geben Sie Ihre 4-stellige PIN ein1234
Ihre Funktion, bitte drücken Sie „1“ für Kommen, „2“ für Gehen,
„3“ für Kommen dienstlich, „4“ für Gehen dienstlich, „9“ für Saldo und Urlaubsstand
1
Danke, Ihre Buchung ist erfolgt.

Verkürzter Sprachdialog (Identifikation über die anrufende Telefonnummer, PIN notwendig) auf Standard-Nummer:

Telefon-ServerEingabe
Bitte geben Sie Ihre 4-stellige PIN ein1234
Ihre Funktion, bitte drücken Sie „1“ für Kommen, „2“ für Gehen,
„3“ für Kommen dienstlich, „4“ für Gehen dienstlich, „9“ für Saldo und Urlaubsstand
2
Danke, Ihre Buchung ist erfolgt.

Minimaler Sprachdialog (Identifikation über die anrufende Telefonnummer) auf Standard-Nummer:

Telefon-ServerEingabe
Ihre Funktion, bitte drücken Sie „1“ für Kommen, „2“ für Gehen,
„3“ für Kommen dienstlich, „4“ für Gehen dienstlich, „9“ für Saldo und Urlaubsstand
2
Danke, Ihre Buchung ist erfolgt.

Kein Sprachdialog (Identifikation über die anrufende Telefonnummer, keine PIN) auf Kurzwahl-Nummer für das Buchen:

Telefon-ServerEingabe
— stellt keine Verbindung her, die Buchung wird dennoch verarbeitet —