Grundsätzlich: Sollzeit

Bei Kurzarbeit bleibt die Sollzeit unverändert, Änderungen an den Arbeitszeitmodellen sind also nicht notwendig. Durch die Hinterlegung entsprechender Abwesenheiten bzw. Berichtigungen werden dann die Zeiten ausgeglichen, die die Mitarbeiter in der Kurzarbeit nicht arbeiten. Gleichzeit sind damit die Zeiten „in Kurzarbeit“ auswertbar und können z.B. als Basis für die Abrechnung mit der Agentur für Arbeit genutzt werden.

Für die Abwesenheiten und Berichtigungen wird ein passender Abwesenheitsgrund „Kurzarbeit“ in der Zeitwirtschaft angelegt (sofern nicht schon vorhanden). Der Abwesenheitsgrund sollte vom Typ „Sonst“ sein, die Gruppe hat keine fachliche Auswirkung (passend z.B. „Fehlzeit“, „Sonstiges“ o.ä.).

Der Abwesenheitsgrund für Kurzarbeit muss dabei so parametriert werden, dass die Sollzeit gesetzt wird, der Ausgleich in Höhe der Fixzeit bzw. Sollzeit erfolgt (analog zu z.B. Urlaub) und der Ausgleich auf 50%/100% erfolgt. Der Verfall muss so eingestellt werden, dass die Abwesenheit durch Buchungen nie verfällt.

Abwesenheiten vs. Berichtigungen

Die Hinterlegung von Abwesenheiten ist dann geeignet, wenn für Mitarbeiter 50% oder 100% Kurzarbeit an einem Tag vorgesehen sind. Bei einem halben Tag Kurzarbeit (50%) wird dabei nur der 2. Abwesenheitsgrund vergeben.

Je nach betrieblicher Organisation kann die Kurzarbeit dabei auch in ganzen Tagen abgegolten werden, wer z.B. normalerweise an 5 Tagen pro Woche Vollzeit arbeitet, kann bei 20% Kurzarbeit an nur 4 Tagen weiter normal Vollzeit arbeiten, aber an einem Tag der Woche wird stattdessen ganztägig die Abwesenheit „Kurzarbeit“ hinterlegt. So wird die Sollzeit für den 5. Tag ausgeglichen und es entsteht kein Fehltag.

Für andere Anteile (z.B. 20% Kurzarbeit) müssen jeweils passende Berichtigungen vergeben werden. Ein Beispiel: Bei 8:00 Std. Sollzeit und 20% Kurzarbeit ergibt sich eine Berichtigung von +1 Stunde, 36 Minuten (als +1:36 einzugeben, Rechengang: 20% von 480 Minuten = 96 Minuten = 1 Stunde, 36 Min.) .

Urlaub, Krankheit, Feiertage

Während Urlaubs– und Feiertagen entsteht kein Anspruch auf Kurzarbeitergeld, der Abwesenheitsgrund „Kurzarbeit“ ist also an diesen Tagen nicht zu vergeben. Für Krankheitstage gelten je nach Situation (z.B. Beginn der Krankheit in Relation zum Eintreten der Voraussetzungen für Kurzarbeit, Anspruch auf Entgeldfortzahlung etc.) unterschiedliche gesetzliche Regelungen, so dass hierfür keine allgemeine Verfahrensweise angegeben werden kann. Es gilt wie an normalen Arbeitstagen der Grundsatz, dass bei Anspruch auf Kurzarbeitergeld der entsprechende Zeitanteil als „Kurzarbeit“ markiert werden sollte und somit auswertbar ist.

Globale Berichtigung/Abwesenheiten

Kunden, die das kostenpflichtige Modul „Berichtigungen/Abwesenheiten global“ nutzen, können die Einträge für größere Personengruppen „auf einen Schlag“ vornehmen. Das bietet sich besonders dann an, wenn die Kurzarbeit relativ einheitlich organisiert ist, also nicht für jeden Mitabeiter individuell geregelt ist. Bei der globalen Vergabe ist zu beachten, dass bestehende Abwesenheiten vom Typ Krankheit oder Urlaub nicht überschrieben werden.

Beantragung durch die Mitarbeiter

Bei Nutzung des AHB Zeitkonto Web oder AHB Zeitkonto Notes kann optional die Erfassung der notwendigen Abwesenheiten oder Berichtigungen auch über Anträge durch die Mitarbeiter erfolgen. Der Abwesenheitsgrund für Kurzarbeit muss dafür im Zeitkonto je nach Anforderungen als Abwesenheit und/oder Berichtigung beantragbar sein und der gewünschte Workflow muss hinterlegt werden.

Auswertung der summierten Zeiten in Kurzarbeit

Die Zeiten der Kurzarbeit können am besten über den Report Fehlzeiten/Statistik ausgewertet werden, insbesondere um diese Zeiten dann an die Agentur für Arbeit melden zu können. Neben der üblichen Selektion des auszuwertenden Personenkreises und des Von- und Bis-Datums (z. B. „Vormonat“), sind dabei in der Selektion abweichend von den Vorgabewerten folgende Einstellungen vorzunehmen:

Diese Selektion ist unabhängig davon, ob Sie nur mit Abwesenheiten, nur mit Berichtigungen oder mit beidem arbeiten. Für eine wiederholte Nutzung dieser Selektion empfiehlt es sich, diese abzuspeichern.

Der so erstellte Report liefert dann pro Mitarbeiter und in Summe für die ganze Selektion die Kurzarbeitszeiten. Beachten Sie hierbei, dass durch die Selektion „Abwesenheiten inklusive Berichtigungen“ (siehe oben) in der Spalte „Abw.-Grund 0K Kurzarbeit (in Stunden)“ bereits die Summe aus Berichtigungen und Abwesenheiten angezeigt wird. Sie müssen also für die Meldung der Kurzarbeitszeiten an die Agentur für Arbeit die Zeiten aus Berichtigungen und Abwesenheiten nicht mühsam zusammenrechnen. Die Spalte „Bericht.-Grund 0K Kurzarbeit (in Stunden)“ zeigt hierbei den Anteil der Berichtigungen in dieser Summe an. Ein Beispiel zur Verdeutlichung:

Herr Mustermann hatte im Vormonat insgesamt 62h Kurzarbeit, dabei wurden 6h über Berichtigungen erfasst, der Rest (56h) über Abwesenheiten. Bei Frau Ehrlich wurde 1:23 Kurzarbeit erfasst und das nur über Berichtigungen, denn die Summe und der Anteil der Berichtigungen sind gleich groß. Bei Herrn Meyer wurde dagegen 88h Kurzarbeit nur über Abwesenheiten erfasst, den bei ihm ist der Anteil der Berichtigungen 0.

Detailauswertung

Wenn man sich das Zustandekommen der Werte im Report Fehlzeiten/Statistik pro Mitarbeiter im Detail anschauen möchte, kann man hierfür den Report Allgemein nutzen. Neben der üblichen Selektion des auszuwertenden Personenkreises und des Von- und Bis-Datums (z. B. „Vormonat“) kann man hierfür die Ausgabe der Daten auf die Tage mit Kurzarbeit beschränken. Dazu in der Selektion unter „Auswahl einschränken“ die Option „Anzeige der Mitarbeiter und Tage weiter einschränken“ aktivieren und dann unter „Abwesenheiten“ bzw. „Kennung der Berichtigungen“ den Abwesenheitsgrund für Kurzarbeit auswählen.

Weitere Fragen

Sollten Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unsere Hotline.

Im Zeichen der Corona-Pandemie steigt die Nachfrage nach Lösungen für die Zeiterfassung auch im Home-Office. Im Zuge unserer gesellschaftlichen Verantwortung bieten wir ab sofort eine Verlängerung des bisher 30-tägigen Testzugangs für alle Neukunden der AHB Zeitwirtschaft Plus an.

Folgen Sie bitte einfach den Anweisungen zur Beantragung eines kostenlosen Testzugangs – wir verlängern systemseitig die Laufzeit bis zum Ende der aktuellen kritischen Situation in Deutschland.

OpenJDK 8

Die Web-Anwendungen der AHB (ab Zeitwirtschaft Web 6.85, Zutrittskontrolle Web 6.09, Zeitkonto Web 1.85, Connector 1.83, Kartenkodierer Web 4.28) sind neben „Oracle Java 8“ auch unter der OpenJDK-Laufzeitumgebung „OpenJDK 8“ lauffähig.

Damit wird auch die von der Finanz-Informatik verwendete OpenJDK-Laufzeitumgebung (Stand Dezember 2021: Version 1.8.0_302-Finanz-Informatik-b09) von den aktuellen AHB-Anwendungen unterstützt.

Hinweis: „Java Webstart“ wird für den Betrieb der AHB-Webanwendungen nicht benötigt.

Hintergrund

Die Firma Oracle hat den kostenlosen Support für ihre Java-Laufzeitumgebung eingestellt. Wer Java als Laufzeitumgebung (insbesondere kommerziell) nutzen und weiterhin Updates erhalten möchte, muss entweder einen Support-Vertrag mit Oracle abschließen oder auf eine freie Implementierung der Java Platform umsteigen.
OpenJDK ist dabei die offizielle freie Implementierung der Java Platform. Neben den sogenannten Referenz-Implementierungen von OpenJDK gibt es eine Reihe von Anbietern (s.u.), die eigene Builds und Support-Unterstützung anbieten. Wie oben schon erwähnt stellt auch die Finanz-Informatik Ihren Kunden eigene Builds der Java Platform basierend auf den OpenJDK-Sourcen zur Verfügung.

Lizenz

OpenJDK wird unter der GNU General Public License (GPL) mit „Ausnahmen für gelinkte externe Software“ veröffentlicht. Die Verwendung der Laufzeitumgebung für die AHB-Anwendungen erfordert damit nicht, dass auch die AHB-Anwendungen unter der GNU General Public License veröffentlicht werden müssen. Die Nutzung der AHB-Anwendungen unter Verwendung von OpenJDK ist damit konform zur GPL.

OpenJDK-Anbieter

Die nachfolgende Liste enthält Anbeiter, die fertige, kostenfreie Builds für Windows-Betriebssysteme anbieten (ohne Gewähr):

• Adoptium
  https://adoptium.net/
• Amazon Corretto
  https://aws.amazon.com/de/corretto/
• GitHub
  https://github.com/ojdkbuild/ojdkbuild
• Liberica (Bellsoft)
  https://bell-sw.com/
• Red Hat
  https://developers.redhat.com/products/openjdk/download

Mit den Freigaben der AHB-Anwendungen vom 07.09.2018 (AHB Zeitwirtschaft Web V6.85, AHB Zutrittskontrolle Web V6.09, AHB Zeitkonto Web V1.85, AHB Connector V1.82) unterstützt der AHB Tornado-Server TLS-Verschlüsselung beim E-Mail-Versand.

Der verschlüsselte Versand von E-Mails ist insbesondere für Nachrichten mit personenbezogenen Daten unerlässlich. So kann z.B. das AHB Zeitkonto Web bei entsprechender Konfiguration Informationen über neue oder genehmigte Anträge, über Saldoverletzungen und ähnliches versenden.

Für den Versand von E-Mails aus den AHB-Anwendungen gibt es damit zwei grundsätzliche Möglichkeiten:

• Wenn der aufnehmende SMTP-Server TLS-Verschlüsselung anbietet, wird zwingend TLS-Verschlüsselung genutzt. Der aufnehmende SMTP-Server zeigt dies durch das Schlüsselwort STARTTLS an. Zur Konfiguration des aufnehmenden SMTP-Servers und Zertifikatsfragen siehe unten ‚Konfiguration‘.
• Bietet der SMTP-Server dagegen keine TLS-Verschlüsselung an, werden die Mails wie bisher unverschlüsselt versendet.

TLS-Verschlüsselung

Damit die TLS-Verschlüsselung genutzt werden kann, reicht es allerdings nicht aus, dass der SMTP-Server die Verschlüsselung per STARTTLS anbietet, es müssen zusätzlich folgende Bedingungen erfüllt sein:

1. Der SMTP-Server muss über ein TLS-Zertifikat verfügen.
2. Der Hostname des SMTP-Servers im Zertifikat muss zum Hostname des SMTP-Servers passen. Ist im Tornado-Server als Hostname des SMTP-Servers z.B. „mail.kunde.de“ konfiguriert, dessen TLS-Zertifikat lautet aber auf „smtp.kunde.de“, passen diese beiden Namen nicht zusammen. Es scheint dann das falsche Zertifikat hinterlegt zu sein und der Mail-Versand scheitert.
   Einträge wie „localhost“ oder die IP-Adresse in der Tornado-Konfiguration sind demnach ungeeignet, denn sie werden höchstwahrscheinlich nicht zu einem Hostnamen in einem Zertifikat passen.
3. Das Zertifikat des SMTP-Servers muss zum Zeitpunkt der Nutzung gültig sein.
4. Das Zertifikat des SMTP-Servers muss für den AHB Tornado-Server verifizierbar sein, d.h. als vertrauenswürdig eingestuft werden. Dabei gibt es relevante Unterschiede, je nachdem welche Zertifizierungsstelle (Certificate Authority – CA) das Zertifikat ausgestellt hat:
   • Zertifikat einer öffentlichen Zertifizierungsstelle
     Die Java-Laufzeitumgebung des AHB Tornado-Servers beinhaltet standardmäßig Informationen über alle öffentlichen (vertrauenswürdigen) Zertifizierungsstellen. Zertifikate dieser CAs lassen sich daher durch Java in der Regel problemlos authentifizieren.
     Handelt es sich um eine relativ neue öffentliche Zertifizierungstelle, muss ggf. Java aktualisiert werden, denn dann kann es sein, dass eine ältere Java-Version diese neue öffentliche CA noch nicht kennt.
   • Zertifikat einer eigenen Zertifizierungsstelle
     Verfügt der Kunde über eine eigene (nicht öffentliche) Zertifizierungsstelle und nutzt ein von dieser eigenen CA ausgestelltes Zertifikat für den verschlüsselten Mail-Versand zwischen Tornado-Server und dem SMTP-Server, muss mit Hilfe der Java-Keytools das Root-Zertifikat dieser eigenen Zertifizierungsstelle (plus evtl. notwendige Zwischenzertifikate) in die vom AHB Tornado Server genutzte Java-Laufzeitumgebung eingebunden werden (s.u. ‚Konfiguration Java cacerts‘). Erst dann kann Java ein solches Zertifikat authentifizieren.
   • Selbstzertifiziertes Zertifikat
     Wird auf dem SMTP-Server ein selbstzertifiziertes Zertifikat verwendet (ohne Nutzung einer CA), muss dieses Zertifikat mit Hilfe der Java Keytools ebenfalls in die Java-Laufzeitumgebung eingebunden werden (s.u. ‚Konfiguration Java cacerts‘).

Ist auch nur eine dieser vier Bedingungen nicht erfüllt, scheitert der Mail-Versand. Es gibt auch kein sogenanntes Fallback auf den unverschlüsselten Mail-Versand – sobald der aufnehmende SMTP-Server die Bereitschaft zum Aufbau einer verschlüsselten TLS-Verbindung anbietet, müssen alle genannten Voraussetzungen erfüllt sein.

Sind diese Bedingungen nicht zu erfüllen, darf der SMTP-Server (zumindest dem AHB Tornado-Server gegenüber) keinen verschlüsselten Versand anbieten.

Konfiguration

Der aufnehmende SMTP-Server, an den die E-Mails der AHB-Anwendungen gesendet werden, kann als „Smart Host“ in der Konfiguration des AHB Tornado-Servers eingetragen werden (Parameter „MAILERSmartHost“). Dabei ist zu beachten, dass dieser Hostname im Zertifikat des SMTP-Servers eingetragen ist. Zusätzlich können an dieser Stelle auch Username und Kennwort für eine Anmeldung am SMTP-Server gesetzt werden.

Alternativ kann der Eintrag des „Smart Host“ auch leer gelassen werden.
Dann erfolgt lokal vom AHB Tornado-Server aus eine DNS-Anfrage (MX-Record) zur Ermittlung des SMTP-Servers, der für die Aufnahme der Domain in der E-Mail-Adresse des Empfängers zuständig ist. Für diese dann jeweils dynamisch ermittelten SMTP-Server müssen alle oben genannten Bedingungen für einen erfolgreichen verschlüsselten Mail-Versand genauso erfüllt sein.

Konfiguration Java cacerts

Jede Java-Laufzeitumgebung verwaltet eine Liste vertrauenswürdiger Zertifikate in der Datei %JAVA_HOME%\lib\security\cacerts. %JAVA_HOME% steht für den Installationspfad der Java-Laufzeitumgebung, die vom AHB Tornado-Server genutzt wird. Unter ‚Administration – System-Infos…‘ kann in jeder AHB-Anwendung dieser Pfad ermittelt werden.

In diese Datei können eigene vertrausenswürde Zertfikate eingefügt werden: selbstzertifizierte oder auch eine Kette vertrausenwürdiger Zertifikate einer eigenen Zertifizierungsstelle (zunächst das root-Zertifikat, dann evtl. weitere Zwischenzertifikate). Ein neues Zertifikat muss in Dateiform auf dem Server vorliegen (Format: X.509 v1, v2 oder v3, binär oder Base64).

Zum Einfügen eines neuen, vertrauenswürdigen Zertifikats in die cacerts kann das Tool ‚keytool.exe‘ der Java-Installation gemäß folgenden Hinweisen genutzt werden (dabei ist ‚changeit‘ das Standard-Passwort der cacerts einer Java-Installation). In einer adminsitrativen Eingabeaufforderung auf dem Server:

• cd %JAVA_HOME%
• Für Hilfe zum keytool:
  • bin\keytool.exe -help bzw. bin\keytool.exe -COMMAND -help
• Zur Kontrolle eine Liste des bisherigen Inhalts der cacerts:
  • bin\keytool.exe -list -keystore „lib\security\cacerts“ -storepass changeit
• Hinzufügen eines neuen Zertifikats:
  • bin\keytool.exe -importcert -alias ALIAS -file „NEUES_ZERTIFIKAT“ -keystore lib\security\cacerts -storepass changeit
  • Dabei ist ALIAS ein sinnvoller Name für das neue Zertifikat, so dass es bei späteren Auflistungen der cacerts leicht identifiziert werden kann. NEUES_ZERTIFIKAT ist die komplette Pfadangabe der Datei mit dem neuen Zertifikat.

Nach derartigen Änderungen an der cacerts muss der AHB Tornado-Server neu gestartet werden.

Alternatives Tool

Es gibt Alternativen zur Nutzung der ‚keytool.exe‘, z.B. kann mit dem interaktiven Open-Source-Tool ‚Portecle‚ (http://portecle.sourceforge.net/) eine komfortablere Ergänzung der cacerts um weitere Zertifikate erreicht werden. Außerdem kann mit diesem Tool ein eigenes Zertifikat, das auf einem Web-Server installiert und über einen https-Zugriff erreichbar ist, heruntergeladen und in die cacaerts importiert werden.

Java Updates

Wenn es notwendig ist, die Java-Laufzeitumgebung mit zusätzlichen Zertifikatsinformationen zu versorgen (siehe oben zur Anpassung der cacerts), müssen diese Aktionen nach einem Update der Java-Laufzeitumgebung erneut ausgeführt werden, denn die neue Java-Version beinhaltet dann wieder nur die Authentifizierungsdaten zu den öffentlichen Zertifizierungsstellen.

Wenn es aus organisatorischen Gründen notwendig ist, die Personalnummern in den AHB-Anwendungen „AHB Zutrittskontrolle Web“, „AHB Zeitwirtschaft Web“ und „AHB Zeitkonto Web“ zu ändern, steht hierfür das kostenpflichtige Modul „Massendatenänderung“ zur Verfügung.

Das kann z.B. notwendig sein, wenn man versehentlich eine falsche Personalnummer bei einer neuen Person angegeben hat, fusionsbedingt eine Angleichung der Personalnummernummern verschiedener vorher getrennter Firmen/Institute erfolgen muss oder eine Lohn- und Gehaltsschnittstelle eingesetzt werden soll, die nur Personalnummern bis zu einer bestimmten Länge erlaubt (aktuell aber längere Personalnummern verwendet werden). In letzterem Fall müssen die zu langen Personalnummern mit Hilfe der Massendatenänderung eingekürzt werden, bevor die Lohn- und Gehaltsschnittstelle genutzt werden kann.

Der Aufruf der Massendatenänderung erfolgt entweder in der Zeitwirtschaft oder in der Zutrittskontrolle im Menüpunkt „Personen – Stammdaten“. Die Schaltfläche „Massendatenänderung…“ wird dabei nur bei entsprechender Lizenzierung eingeblendet und wenn der angemeldete Benutzer das dafür notwendige Benutzer-Recht besitzt.

In der darauf folgenden Eingabe-Maske werden unter „Beschreibung“ unter Anderem die erkannten AHB-Anwendungen aufgelistet, die von einer durchgeführten Massendatenänderung erfasst werden.
Beachten Sie bitte, dass hier mit „AHB Zeitkonto“ das AHB Zeitkonto Web gemeint ist, nicht die auf Lotus Notes basierende Variante. Die Massendatenänderung wirkt sich unmittelbar nur auf Web-Anwendungen von AHB aus (und auch nur, wenn diese einen gemeinsamen SQL-Server verwenden). Außerdem muss die Massendatenänderung auf allen beteiligten AHB-Anwendungen lizenziert sein.
Sollten Sie das AHB Zeitkonto via Notes im Einsatz haben, sind einige zusätzliche Aktionen notwendig, die weiter unten beschrieben werden.

Die Angabe der zu ändernden Personalnummern kann hier nun interaktiv erfolgen oder durch Einlesen einer entsprechend gefüllten CSV-Datei. In beiden Fällen muss dazu immer die jeweils aktuell genutzte und die zukünftig gewünschte Personalnummer angegeben werden.
Die CSV-Datei erleichtert hierbei die Änderungen größerer Personalnummernkreise, wobei pro CSV-Datei aus technischen Gründen nur maximal 100 Personalnummernpaare eingetragen werden können. Sollten mehr als 100 Personalnummern geändert werden, sind mehrere CSV-Dateien zu je maximal 100 Einträgen zu erstellen.
Dabei ist folgendes Format vorgegeben:
<alte Personalnummer> <Semikolon> <neue Personalnummer> <Zeilenumbruch>

Beispiel:
101;10101
2232;437
usw.

Für zu ändernde Personalnummern gelten dabei folgende Regeln, unabhängig davon, ob die Daten nun interaktiv oder über eine CSV-Datei angegeben werden:

• Die Änderung der Personalnummern erfolgt nur innerhalb des aktuellen Mandanten.
• Die alte Personalnummer muss in den Stammdaten des Mandanten vorhanden sein.
• Die neue Personalnummer darf in den Stammdaten des Mandanten noch nicht vorhanden sein.
• Die Länge der Personalnummern darf nicht größer als die lizenzierte Personalnummernlänge des Mandanten sein.
• Die Personalnummern müssen größer 0 sein.

Vor Ausführung der gewünschten Änderungen kann man die eingegebene Werte auf Einhaltung dieser Regeln prüfen (Schaltfläche „Werte prüfen“).

Weitere Detail-Informationen dazu finden Sie auch in den Funktionsbeschreibungen der Zeitwirtschaft.

Zusatzarbeiten bei Verwendung des „AHB Zeitkonto Notes“

Da die Massendatenänderung aus den Web-Anwendungen nicht bis ins AHB Zeitkonto Notes reicht, sind bei Einsatz des AHB Zeitkonto Notes zusätzliche Maßnahmen erforderlich.

Da hierzu in der Mitarbeiter-Datenbank Änderungen vorgenommen werden müssen, empfiehlt es sich, von dieser Datenbank vorher eine Sicherung zu erstellen, damit man bei Bedarf immer nachschauen, wie die Stammdaten eingestellt waren (Rollen, Rechte, Notes-ID, …).

Der Ablauf der Personalnummernänderung erfolgt bei Nutzung des AHB Zeitkonto Notes in folgenden 3 Schritten:

1. Zunächst müssen in beiden AHB-Komponenten (AHB Zeitkonto Notes und AHB Zeitwirtschaft) die Ex- und Importe deaktiviert werden, damit kein „Datenmischmasch“ während der Umsetzung passiert.
   AHB Zeitkonto Notes:
   • Aktivierte Agenten des Zeitkontos müssen protokolliert und dann deaktiviert werden. So werden keine Daten mehr mit den alten Personalnummern exportiert. (Allerdings könnten noch nicht verarbeitete Transfer-Dateien vorhanden sein, siehe unten.)
   • Benutzer über ACL aussperren oder strikte Anweisung geben, aktuell keine Buchungen zu tätigen oder Anträge zu stellen. (Oder zu Zeiten machen, zu denen „nichts los ist“. „Einfach so im laufenden Betrieb“ geht es also nicht.)

   AHB Zeitwirtschaft Web (AHB Tornado-Server):

   • Auf der Konsole „unload agenda“ eingeben. Dadurch wird die Hintergrundverarbeitung beendet.

   Transfer:

   • Kontrolle des Transfer-Verzeichnisses. Hier dürfen keine noch nicht importierten Transfer-Dateien vorliegen (nur Log-Dateien), insbesondere keine Personenstammdaten-Datei (perstam1.*) mit noch alten Personalnummern. Sind noch zu importierende Transfer-Dateien vorhanden, muss der jeweilig zuständige Import nochmal aktiviert werden, bis keine unverarbeiteten Transfer-Dateien mehr vorhanden sind.

    

2. Personalnummern umsetzen.
   AHB Zeitkonto Notes:
   • Personalnummern in der Mitarbeiter-Datenbank von Hand ändern. Das ist vor allem bei Leitern wegen der Leserechte, Rollen, zuständigen Orgas, … notwendig und bei allen anderen Mitarbeitern, bei denen zusätzliche, vom Default abweichende Daten in den Stammdaten eingetragen wurden (z.B. „eindeutiger Name“, „Anträge für andere“, etc.).
     Für alle übrigen normale Mitarbeiter, die über keine besonderen Rechte/Rollen verfügen, kann man die manuelle Umstellung der Personalnummern in der Mitarbeiter-Datenbank ggf. verzichten, wenn man das automatische Löschen von nicht mehr importierten Stammdaten aktiviert hat (siehe Parameter 7). Mit dem nächsten Stammdatenabgleich (siehe 3.) werden die Stammdaten dieser normalen Mitarbeiter (mit der alten Personalnummer) dann gelöscht und mit der neuen Personalnummer neu angelegt.

   AHB Zeitwirtschaft Web:

   • Wechsel der Personalnummern via Massendaten-Änderung wie oben beschrieben. (Danach wird automatisch die Hintergrundverarbeitung im Tornado wieder gestartet.)

   Ab jetzt sind die AHB Zeitwirtschaft und das AHB Zeitkonto Notes (incl. Mitarbeiter-Datenbank, soweit manuell durchgeführt) auf die neuen Personalnummern umgestellt.
    

3. Anwendungen wieder „aufwecken“:
   AHB Zeitkonto Notes:
   • Deaktivierte Agenten des Zeitkontos gemäß Protokollierung wieder aktivieren.
     (Sollten Sie den Stammdatenimport aus COSMOS aktiviert haben, dürfen die Agenten des Zeitkontos erst wieder aktiviert werden, wenn auch COSMOS dann die neuen Personalnummern liefert!)
   • Wenn die Personalnummern in der Mitarbeiter-Datenbank komplett umgesetzt wurden bzw. durch den nächsten Stammdatenabgleich auch die Stammdaten der normalen Mitarbeiter angepasst wurden (siehe 2.), muss der sogenannten „Orgawechsel“ in der Ansicht „Orgawechsel – nach Personal-Nr.“ auf allen Dokumenten ausgeführt werden. Dadurch werden die neuen Personalnummern auf alle Bestandsdokumente im Zeitkonto abgebildet.
     Danach sollten Sie kontrollieren, ob der Wechsel der Personalnummern für die Bestandsdokumente auch geklappt hat. Falls nicht, müssen die beteiligten Stammdaten nochmal kontrolliert und ggf. angepasst werden.
     Beachten Sie hierbei, dass der Wechsel der Personalnummern nur bei Dokumenten mit zugewiesenem Notes-Namen erfolgen kann!

   AHB Zeitwirtschaft Web:

   • Die Hintergrundverarbeitung läuft bereits wieder. (siehe 2.), hier sollte also nur noch kontrolliert werden, ob die Hintergrundverarbeitung tatsächlich wieder problemlos läuft.

Die Self-Service-Anwendung AHB Zeitkonto Web bietet verschiedene Optionen für eine komfortable mobile Zeiterfassung:

• Buchen via Telefon als Teil der Service-Lösung AHB Zeitwirtschaft Plus oder mit lokal installiertem Telefonie-Server: Nutzung beliebiger Telefone zum Absetzen von Buchungen und zum Abhören des Saldos, optional auch komfortabel mit einer Android App.
• IP-Systemtelefone von Cisco, Siemens oder Avaya.
• Buchen im mobilen Browser: Smartphones mit Internetzugang und mobilem Browser, die im Folgenden vorgestellt wird.

Mobiler Browser

Besitzer eines Smartphones mit einem mobilen Web-Browser können durch einfachen Aufruf der Seite ‚…/zeitkonto.pma/Mobil‚ ihr mobiles Gerät wie ein Zeiterfassungs-Terminal nutzen. Nach Anmeldung mit Personalnummer und Passwort erscheint eine Seite mit dem aktuellen Saldo und Urlaubsstand sowie den Buttons zum Buchen von Kommen und Gehen (sowie Dienstlich Kommen bzw. Dienstlich Gehen falls dies so konfiguriert ist):

Der angemeldete Mitarbeiter kann seine Buchung durch Anklicken bzw.
Berühren der Schaltfläche durchführen. Im nächsten Schritt wird
versucht, den aktuellen Ort des mobilen Gerätes festzustellen und mit
der Buchung zu verknüpfen. Dabei werden automatisch die technischen
Fähigkeiten des Gerätes mit möglichst hoher Genauigkeit ausgenutzt:

• GPS-Sensor (höchste Genauigkeit)
• WLAN-Empfang
• Funkzelle
• IP-Adresse (niedrigste Genauigkeit)

Der Mitarbeiter muss der Nutzung der aktuellen Standortinformationen zustimmen.

Wenn die Buchung vom Zeitwirtschafts-Server erfolgreich verarbeitet wurde, wird dem Mitarbeiter seine Buchung bestätigt.

Stellt der Zeitkonto-Server fest, dass es in Bezug zur letzten
Buchung eine mögliche Inkonsistenz gibt (falsche Buchungsreihenfolge,
identische Zeit o.ä.), erfolgt eine Rückmeldung an den Benutzer, der
über den Button ‚Trotzdem buchen!‘ die Buchung trotzdem durchführen
kann.

In den Zeitkonto-Ansichten werden mobile Buchungen, zu denen
Standort-Informationen verfügbar sind, mit einer nachgestellten
Weltkugel dargestellt:

Der Tooltip beim Überfahren des Links zeigt die gespeicherten
Standort-Koordinaten sowie die Genauigkeit dieser Koordinaten an. Mit
einem Klick auf die Weltkugel wird der Ort der Buchung in der
Landkartenansicht von Google Maps in einem neuen
Browser-Fenster geöffnet, so dass sich der Mitarbeiter bzw. die
Personalabteilung oder der berechtigte Rolleninhaber (Vorgesetzter)
einen Eindruck über den Buchungsstandort verschaffen kann:

Unterstütze Geräte

Optimale Ergebnisse werden unter iOS ab 3.2, Android ab 2.1, Android Honeycomb, Windows Phone 7, Blackberry 6.0, Blackberry Playbook, Palm WebOS ab 1.4, Firefox Mobile und Opera Mobile 11.0 erzielt.

Ältere Browser/Betriebssysteme (Blackberry 5.0, Opera Mini, Windows Phone 6.5, Nokia Symbian 3) funktionieren genauso, es müssen allerdings Abstriche in der optischen Darstellung gemacht werden.

Die Nutzung dieser Seite mit Desktop-Browsern (Chrome ab 11.0, Firefox ab
3.6, Internet Explorer ab 7, Opera ab 10) ist ebenfalls problemlos möglich.

Die AHB SYSTEME betreibt für Interessenten einen Demo-Server, der über das Internet allgemein zugänglich ist. Bitte beachten Sie, dass die dortigen Daten regelmäßig zurückgesetzt werden, so dass eingebene Daten spätestens am nächsten Tag verloren sind.

Hier finden Sie die Zugangsdaten für das AHB Demo-System. Klicken Sie die gewünschte Anwendung an und geben Sie in der Anmeldemaske die entsprechenden Zugangsdaten ein.

Ab dem 01.01.2015 gilt in ganz Deutschland ein gesetzlicher Mindestlohn in Höhe von 8,50 € pro Stunde (Mindestlohngesetz, kurz „MiLoG“, veröffentlicht am 15.08.2014).

Aufzeichnungspflicht
Um den Behörden eine Kontrolle der Einhaltung des Mindestlohns zu ermöglichen, müssen gemäß §17 MiLoG die Arbeitgeber ab dem 01.01.2015 Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für geringfügig und kurzfristig Beschäftigte („Minijobber„) sowie Zeitarbeiter aufzeichnen. Dieselbe Verpflichtung gilt in Bezug auf Beschäftigte in den im § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweigen: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, sowie der Fleischwirtschaft (ausgenommen davon sind Führungskräfte und Mitarbeiter, die mehr als 2.958 EUR pro Monat verdienen).

Die Aufzeichnung der Arbeitszeit muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages des auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags erfolgen. Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnungspflicht im Rahmen seines Direktionsrechts auf die Arbeitnehmer verlagern, muss dabei natürlich die Einhaltung einfordern und kontrollieren.

Bei Nichteinhaltung der Aufzeichnungspflichten droht ein Bußgeld von bis zu 30.000 €!

Dabei muss beachtet werden, dass sich die Aufzeichnungspflicht auf die
tatsächlich erbrachte Arbeitszeit bezieht und nicht etwa auf geplante Zeiten. Dienstpläne sind somit zur Erfüllung der Aufzeichnungspflicht nicht geeignet.

Aufbewahrungsdauer
Das Gesetz sieht eine Aufbewahrungsdauer von mindestens 2 Jahren vor. Tatsächlich sollten die Arbeitszeitnachweise allerdings länger aufbewahrt werden, da Betriebsprüfungen, die auch die Kontrolle der Aufzeichnungspflichten umfassen, alle 4 Jahre erfolgen.

AHB Zeitwirtschaft Plus als Cloud-Service
Die innovative Zeitwirtschaft Plus der AHB Systeme erlaubt es auch kleineren Unternehmen, die Dokumentationspflichten des MiLoG einfach und effizient einzuhalten. Beginn und Ende der Arbeitszeit kann jeder Mitarbeiter schnell im Webbrowser selbst erfassen. Auch eine mobile Erfassung der Arbeitszeiten ist einfach und kostengünstig möglich, die Preise beginnen bei 2 € pro Mitarbeiter und Monat. Mit der Nutzung dieses modernen Systems werden keine weiteren Dokumentationen der Arbeitszeiten (Excel-Listen o.ä.) benötigt. Alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter können jederzeit eingesehen und z.B. als PDF-Datei exportiert werden.

Interessiert? Fordern Sie einen kostenlosen 30-Tage-Test an!

Die AHB Zeitwirtschaft Web bietet Ihnen die Möglichkeit, Reports als PDF- oder CSV-Datei automatisiert per Mail an ausgewählte Empfänger zu verschicken.

Im folgenden Beispiel wird der Report Summen + Salden verwendet, der eine Auswertung der Vormonatssalden von allen Personen erlaubt. Dieser Report soll monatlich an die Personalabteilung per Mail als PDF-Datei verschickt werden.

Damit der Report automatisch erstellt und per Mail verschickt werden kann, ist eine gespeicherte Selektion notwendig. Im Report muss daher die gewünschte Selektion einmal hinterlegt und abgespeichert werden:

Danach gelangen Sie mit einem Klick auf den Link automatische Erstellung anlegen zur Einplanung, in der die Konfiguration für den automatisierten
Report hinterlegt wird:

Eigenschaften

Bei den Eigenschaften können Sie die Beschreibung des Reports ändern. Die Beschreibung wird u.a. im Betreff der Mail aufgeführt.

Einplanung

In diesem Abschnitt hinterlegen Sie wann (Datum/Zeit) und wie oft (Erneut nach) die automatische Erstellung des Reports stattfinden soll. Im aktuellen Beispiel soll der Report an jedem 15. eines Monats an die Personalabteilung verschickt werden.

Parameter

In das Eingabefeld Text 2 wird der Dateityp des automatisch erzeugten Reports definiert. Ein leerer Eintrag erzeugt immer eine PDF-Datei. Alternativ lässt sich über den Wert CSV eine CSV-Datei erzeugen. Die Mailadresse wird in das Eingabefeld Text 3 eingetragen; mehrere Mailempfänger werden durch ein Komma getrennt angegeben.

Nach dem Speichern der Angaben wird der Report ab sofort an jedem 15. eines Monats automatisch erzeugt und an die angegebene Mailadresse als PDF-Datei verschickt.

Nutzen Sie Ihre vorhandenen Cisco-, Siemens- oder Avaya IP-Telefone für die Zeiterfassung in der Cloud!

Die AHB Cloud-Lösung AHB Zeitwirtschaft Plus ermöglicht das Buchen via IP-Telefon in der Cloud. Durch die Hinterlegung einer entsprechenden URL in den IP-Telefonen wird die AHB Zeitwirtschaft aufgerufen:

Die Abbildung zeigt die Anmeldemaske auf einem Cisco IP-Telefon 7975
 
Nach der Anmeldung erhalten Sie am Telefon die Übersicht Ihrer Zeitdaten und können dort direkt Ihre Buchung tätigen:
 

Unterstützt werden aktuell die IP-Telefone 79xx, 89xx von Cisco, die OpenStage IP-Telefone Modell 60 bzw. 80 von Siemens sowie die Avaya-IP-Telefone 9611G, 9621G, 9641G und 9670G (mit dem Avaya Aura Communication Manager) – weitere Hersteller bzw. Modelle auf Anfrage.